Píldora Servizos de compartición de arquivos no eido laboral

Dentro das tarefas cotiás do persoal das administracións públicas pode xurdir a necesidade de facer envíos de calquera tipo de documento en formato dixital. Cando por cuestións de tamaño non se poden enviar por correo electrónico, sóese recorrer a servizos específicos para facelos chegar ao seu destino.

Pero non todos estes servizos son igualmente recomendables: se os utilizas sen comprobar as condicións, podes estar incorrendo en riscos respecto á confidencialidade ou mesmo legais (por exemplo, no que respecta á protección de datos persoais), o que podería chegar a ocasionar prexuizos á túa organización.

Antes de utilizar algún servizo dos que están dispoñibles en internet, revisa con atención as súas condicións de uso e verifica o seu propósito: non é o mesmo unha plataforma de envío que unha de difusión ou publicación de documentos. Hai constancia de casos nos que se teñen gardado documentos nestas últimas (que, como as de envío, tamén proporcionan ligazóns para acceder ao contido que se quere compartir), e eses documentos quedaron localizables -mesmo desde fóra do servizo, aparecendo entre os resultados de buscas en internet- e dispoñibles para calquera persoa que acceda á plataforma para consultalos ou descargalos.

A recomendación esencial cando vexas necesario recorrer a algún servizo deste tipo é consultar se a entidade para a que traballas dispón dun servizo propio ou ten preferencia por algún externo, e pedir instrucións para utilizalo. O persoal empregado público de calquera administración española ten ao seu dispor o servizo ‘Almacén’ proporcionado pola administración central, no que é necesario darse de alta (podes facelo no momento, utilizando un certificado dixital persoal).

• Unha boa práctica, independentemente do servizo de envío que utilices, é cifrar os teus documentos antes de compartilos, especialmente no caso de que conteñan datos persoais, e facer chegar a clave ás persoas destinatarias por unha canle distinta da empregada para enviarlles a ligazón de descarga; por exemplo, se se lle envía a alguén esa ligazón por correo electrónico, a clave pode ir por SMS ou mensaxaría instantánea.
• No caso de non dispoñer dunha ferramenta específica para o cifrado, podes utilizar un programa compresor de arquivos, engadindo un contrasinal na operación. Neste caso, o que lle terías que enviar á persoa destinataria por un medio distinto do que utilices para enviarlle a ligazón é ese contrasinal.

Lembra que podes atopar máis información e consellos sobre ciberseguridade e protección de datos no portal ciberseguridadegalicia.gal